Stok Takibi Nasıl Yapılır? Örnek Hesaplarla Adım Adım Eğitim Rehberi

Sipariş geldi ama raf boş; ya da tersi, depoda aylardır kıpırdamayan ürünler bağlanmış sermaye gibi bekliyor. İki durumun da arkasındaki soru aynıdır: stok takibi nasıl yapılır ki hangi üründen ne kadar olduğunu, ne zaman biteceğini ve ne zaman yeniden sipariş verileceğini her an bilebilesiniz? Cevap, bir yazılım almaktan önce, birkaç temel kuralı ve beş-altı formülü doğru uygulamaktır. Yazılım bu kuralları hızlandırır; ama kuralları bilmeyen işletmeyi en iyi yazılım bile kurtaramaz.

Bu rehberi bir eğitim gibi kurduk. Altı ders var; her derste bir kavramı anlatıyor, örnek bir hesapla gösteriyor ve sonunda uygulamanız için küçük bir görev veriyoruz. Excel dosyası ile de yapabilir, bir programla da uygulayabilirsiniz. Sonunda 30 günlük bir uygulama planı ve işletmenizin hangi noktada yazılıma geçmesi gerektiğini gösteren bir karşılaştırma bulacaksınız.

Stok Takibi Nedir ve Neden Yapılır?

Stok takibi, bir işletmedeki ürün, hammadde ve yarı mamullerin miktarının, konumunun ve değerinin giriş, çıkış ve sayım hareketleriyle düzenli olarak izlenmesidir. Amacı üç soruya her an cevap verebilmektir: Ne kadar var? Ne kadar yeter? Ne zaman ve ne kadar sipariş verilmeli?

Stoğu izlemeyen işletme iki yönden kaybeder. Eksik stok kaçan satış, geciken sipariş ve müşteri kaybıdır. Fazla stok ise depo kirası, bağlanan sermaye, bozulan ya da eskiyen ürün demektir. Stok takibi bu iki uç arasındaki dengeyi veriye dayandırır: yeterince ama gereğinden fazla değil.

Bu Rehberi Nasıl Kullanmalısınız?

Dersleri sırayla izleyin; her ders bir öncekinin üzerine kurulur. Örneklerdeki rakamlar temsilidir, kendi ürünlerinizin verisiyle yeniden hesaplamanız gerekir. Aşağıdaki tablo altı dersin ne öğrettiğini ve sonunda neyi yapabileceğinizi özetliyor.

Okumanızı öneririz: ERP yazılımı hizmetimiz: stok, satın alma ve üretim tek sistemde

Ders 1: Stok Kartı ve Ürün Kodu Nasıl Hazırlanır?

Stok takibinin ilk adımı, her ürünün tek ve değişmeyen bir koda sahip olduğu bir stok kartı açmaktır. Aynı ürünün iki farklı adla ya da iki ürünün aynı kodla kaydedilmesi, sonraki tüm hesapları bozar. Kod, ürünü bilmeyen birinin bile hangi kategoriden olduğunu anlayabileceği kadar anlamlı, ama kolayca karışmayacak kadar kısa olmalıdır.

Yaygın bir kodlama yapısı, kategori, ürün ve varyantı birleştirir. Örneğin MUT-TRM-500-CLK: mutfak kategorisi, termos, 500 ml, çelik. Aynı ürünün renk ya da beden gibi her varyantı ayrı bir stok kartı olur, çünkü stok varyant düzeyinde tutulur.

Ders 2: Stok Hareketleri Nasıl Kaydedilir?

Stok, tek başına tutulan bir sayı değil, hareketlerin toplamıdır. Her ürünün stoku şu formülle hesaplanır: Mevcut stok = Açılış stoku + Girişler − Çıkışlar. Bu yüzden stoku doğru tutmanın yolu, her giriş ve çıkışı kayda almaktır; stok sayısını elle değiştirmek değil.

Altı hareket türü işletmelerin büyük çoğunluğunun ihtiyacını karşılar:

Örnek: Bir üründe ay başı stok 400 adet. Ay içinde 300 adet alış girişi, 520 adet satış çıkışı ve 6 adet hasar kaydı var. Ay sonu stoku 400 + 300 − 520 − 6 = 174 adettir. Raftaki sayım 174 çıkıyorsa kayıtlar sağlamdır; çıkmıyorsa fark, kayıt dışı kalan bir hareketin işaretidir.

Kuralın püf noktası şudur: Her hareketin bir belgesi, her belgenin bir hareketi olmalı. Faturasız çıkan ürün, irsaliyesiz giren mal ve gerekçesiz düzeltme, stoktaki farkların üç ana kaynağıdır.

Ders 3: Asgari Stok ve Yeniden Sipariş Noktası Nasıl Hesaplanır?

Yeniden sipariş noktası, stok seviyesinin yeni sipariş verilmesi gereken düzeye indiği miktardır; tedarik süresi boyunca satılacak mal ile güvenlik stokunun toplamına eşittir. Bu miktara inen ürün için sipariş verilirse, yeni mal gelene kadar raf boşalmaz.

Hesap üç girdiyle yapılır: ortalama günlük satış, tedarik süresi (siparişten mal kabule gün sayısı) ve güvenlik stoğu (talep ya da tedarik sapmasına karşı tampon).

1. Güvenlik stoğu = (En yüksek günlük satış − Ortalama günlük satış) × Tedarik süresi
2. Yeniden sipariş noktası = Ortalama günlük satış × Tedarik süresi + Güvenlik stoğu

Örnek: Bir ürün günde ortalama 20, en yoğun günde 26 adet satılıyor; tedarikçi 7 günde teslim ediyor. Güvenlik stoğu (26 − 20) × 7 = 42 adet. Yeniden sipariş noktası 20 × 7 + 42 = 182 adettir. Stok 182'ye indiği gün sipariş verilir; mal gelene kadar 140 adet satılır, 42 adet tampon kalır.

Bu formül ürünün satış hızının görece sabit olduğunu varsayar. Mevsimsel ürünlerde ortalama günlük satış yerine, ilgili dönemin ortalaması kullanılır; kampanya öncesinde ise beklenen talep elle yükseltilmelidir. Asgari stok kavramı çoğu işletmede bu güvenlik stoğunun karşılığıdır: stoğun hiçbir koşulda altına düşmemesi istenen alt sınır.

Ders 4: ABC Analizi Nasıl Yapılır?

ABC analizi, ürünleri yıllık satış tutarına (ya da stok değerine) göre sıralayıp üç sınıfa ayıran yöntemdir: işin büyük kısmını yapan az sayıda A ürünü, orta düzeydeki B ürünleri ve çok sayıda ama küçük payı olan C ürünleri. Amacı, sınırlı dikkati en değerli ürünlere ayırmaktır; A sınıfı sıkı izlenir, C sınıfı basit kurallarla yönetilir.

Yöntem beş adımdır: her ürünün yıllık satış tutarını çıkarın; büyükten küçüğe sıralayın; her ürünün toplam içindeki payını bulun; payları yukarıdan aşağıya toplayarak kümülatif oranı hesaplayın; kümülatif orana göre sınıflandırın. Uygulamada sık kullanılan eşikler A için %80'e kadar, B için %80–95 arası, C için geri kalandır; bu eşikler işletmeye göre ayarlanabilir.

Örnekte üç ürün satışın %80'ini taşıyor. Bu üç ürün için güvenlik stoğu hesabı sık güncellenir, haftalık sayılır, tedarikçiyle yakın çalışılır. C sınıfında ise ayda bir kontrol ve sabit asgari miktar yeterlidir. ABC analizi, her ürüne aynı emeği harcama hatasını önler.

Ders 5: Stok Devir Hızı Nasıl Hesaplanır?

Stok devir hızı, belirli bir dönemde stokun kaç kez satılıp yenilendiğini gösterir. Formülü: Stok devir hızı = Satılan malın maliyeti ÷ Ortalama stok. Ortalama stok ise (dönem başı stok + dönem sonu stok) ÷ 2 olarak hesaplanır. Değerlerin tamamı aynı birimde, yani maliyet üzerinden tutulmalıdır.

Örnek: Yıllık satılan malın maliyeti ₺2.400.000. Yıl başı stok değeri ₺350.000, yıl sonu ₺450.000; ortalama stok (350.000 + 450.000) ÷ 2 = ₺400.000. Devir hızı 2.400.000 ÷ 400.000 = 6. Yani stok yılda altı kez dönüyor. Bunu güne çevirmek için: Stokta kalma süresi = 365 ÷ Devir hızı = yaklaşık 61 gün. Bir ürün rafta ortalama iki ay bekliyor demektir.

Devir hızı tek başına iyi ya da kötü bir sayı değildir; sektöre ve ürün tipine göre anlam kazanır. Taze gıdada çok yüksek, makine yedek parçasında düşük olması normaldir. Asıl değerli kullanım, kendi dönemlerinizi ve ürün gruplarınızı birbiriyle karşılaştırmaktır: devir hızı düşüyorsa bağlanan sermaye artıyor, yükseliyorsa stoksuz kalma riski artıyor olabilir.

Okumanızı öneririz: İş zekâsı (BI) nedir? Veriden karara işletme rehberi

Ders 6: Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Stok sayımı, raftaki gerçek miktarın kayıttaki miktarla karşılaştırılması ve farkların kapatılmasıdır. Formül basittir: Sayım farkı = Sayılan miktar − Kayıttaki miktar; farkın değeri bu miktarın birim maliyetle çarpımıdır. Sayım doğrulamadır; kaydın yerine geçmez.

Sayımı hatasız yapmak için dört kural işe yarar: sayım sırasında stok hareketini dondurun ya da hareketleri ayrı kaydedin; sayımı kayıtları bilmeyen biri yapsın, kayıt tutan kişi doğrulasın; farkı bulunca hemen düzeltmeyin, önce nedenini araştırın; düzeltmeyi gerekçeli bir belgeyle yapın. Her fark bir ders içerir: hangi süreç kayıt dışı kalıyor?

Barkodlu ve adresli bir depoda bu iş çok daha hızlı ve hatasızdır; depo ölçeğine gelince ayrı bir sistem olarak ele alınır.

Okumanızı öneririz: Depo yönetim sistemi (WMS) nedir? Mal kabulden sevkiyata rehber

Stok Takibi Excel ile mi, Yazılımla mı Yapılır?

Ürün sayısı, hareket sayısı ve kullanıcı sayısı küçükken Excel ile stok takibi mümkündür; çok kullanıcı, çok depo, barkod ya da e-ticaret ve muhasebeyle eşzamanlı çalışma gerektiğinde bir stok takip programı ya da ERP gerekir. Geçişi belirleyen şey ürün sayısından çok hatanın maliyeti ve elle aktarım yüküdür.

Şu belirtilerden biri varsa Excel'in sınırına gelmişsiniz demektir: aynı dosyanın birden fazla kopyası dolaşıyor; satış kanalındaki stok ile depodaki tutmuyor; sayım farkları artıyor; bir ürünün stokunu bir kişi dışında kimse bilmiyor. Temel stok takibi için NetKasam'ın ücretsiz ön muhasebe tarafında cari, stok, kasa ve fatura bir arada gelir. Süreçleriniz bunun ötesine geçiyorsa özel bir ERP daha doğru olur.

Okumanızı öneririz: Ön muhasebe nedir, ne işe yarar? Kapsamlı rehber

Stok Takibinde Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

En sık yapılan hatalar; hareket kaydı yerine stok sayısını elle değiştirmek, tüm ürünlere aynı özeni göstermek, tedarik süresini hesaba katmamak ve sayım farkını nedenine bakmadan düzeltmektir.

• Stok sayısını elle değiştirmek: Hareketin izi kalmaz, farkın kaynağı bulunamaz. Her değişiklik belgeye bağlı bir hareketle yapılmalıdır.
• Her ürüne aynı yaklaşım: Sürekli satan A ürünü ile yılda iki kez satan C ürününü aynı sıklıkta saymak emek kaybıdır.
• Tedarik süresini unutmak: Asgari stok yalnızca "az kaldı" demektir; sipariş noktası ise "mal gelene kadar yeter mi?" sorusunu cevaplar.
• Varyantı karıştırmak: Renk ve bedenleri tek kartta tutmak, hangi varyantın bittiğini gizler.
• Kampanyayı hesaba katmamak: Normal günlük satışla hesaplanan sipariş noktası, kampanya günlerinde işe yaramaz.
• Sayım farkını gömmek: Fark kapatılır ama nedeni bulunmazsa aynı kayıp her dönem tekrar eder.
• Kanalları ayrı tutmak: Site, pazaryeri ve mağazanın aynı stoku ayrı ayrı yönetmesi aşırı satışa yol açar; stok tek kaynaktan akmalıdır.

Stok Takibini 30 Günde Nasıl Kurarsınız?

Altı dersin uygulamasını dört haftaya yaymak, işletmeyi yormadan sağlam bir düzen kurmanın en gerçekçi yoludur. Her hafta bir önceki haftanın çıktısı üzerine kurulur.

Ay sonunda kendinize şu soruyu sorun: Bir ürün sorulduğunda cevap veren kişi mi, kayıt mı? Cevap kayıtsa stok takibi kurulmuştur.

Okumanızı öneririz: Pazaryeri Entegrasyonu Nedir? Ürün, Stok ve Siparişi Tek Yerden Yönetme Rehberi

Okumanızı öneririz: ERP Programı Nasıl Seçilir? Süreç Haritası, Modül Önceliği, Geri Dönüş ve Geçiş Rehberi

Okumanızı öneririz: Kargo Entegrasyonu Nedir, Nasıl Yapılır? E-ticaret İçin Gönderi, Etiket ve Takip Rehberi

Okumanızı öneririz: Satın alma yönetim sistemi nedir? Süreç, onay matrisi, teklif puanı ve üçlü eşleştirme rehberi

Okumanızı öneririz: Excel'den yazılıma geçiş nasıl yapılır? Belirtiler, maliyet ve veri taşıma

Okumanızı öneririz: Sevkiyat planlama yazılımı nedir? Rota, araç doluluğu ve teslimat kanıtı

Okumanızı öneririz: Barkod Sistemi Nedir, Nasıl Kurulur?

İnovabil ile Stok Takibi

İnovabil olarak stok takibini ayrı bir ekran olarak değil, satın alma, satış, üretim ve muhasebe ile birlikte çalışan bir sistem olarak kuruyoruz. Stok kartı ve ürün kodlamasından hareket kaydına, asgari stok uyarılarından ABC ve devir hızı raporlarına, dönüşümlü sayımdan çok depolu yapıya kadar yukarıdaki derslerin hepsini işletmenizin akışına göre yazılıma taşıyoruz.

Stoğu e-ticaret sitenizle, pazaryerlerinizle, kargo ve e-Fatura sistemlerinizle bağlıyor; aşırı satışı ve elle aktarmayı ortadan kaldırıyoruz. Depo ölçeğinde barkodlu ve adresli yönetim gerekiyorsa depo yönetim sistemi ile destekliyoruz. Neler yaptığımızı referanslar sayfamızda bulabilirsiniz.

Kaç ürün çeşidiyle ve kaç depoyla çalıştığınızı, bugün stoku nerede tuttuğunuzu ve en çok nerede fark yaşadığınızı birkaç cümleyle anlatın; size uygun bir stok takibi yol haritası hazırlayalım.

Sık Sorulan Sorular