Yeni ERP, CRM ya da özel yazılım için ekranlar hazır, eğitim tamam; ama on yıllık müşteri, stok ve sipariş kayıtları hâlâ eski sistemde duruyor. Veri taşıma (data migration), bu kayıtları eski uygulamadan yenisine eksiksiz, doğru ve kesintiyi en aza indirerek aktarma işidir. Projelerde en az konuşulan, ama en çok gecikme ve güven kaybı yaratan aşamadır.
Bu rehberde veri taşımanın neden riskli olduğunu, strateji seçimini, altı adımı (envanter, alan eşleme, temizlik, deneme turları, kesim, mutabakat), kesinti penceresinin hesabını, geri dönüş planını ve eski sistemin kapatılmasını anlatıyoruz. Tablodan sisteme geçiş arıyorsanız Excel'den yazılıma geçiş rehberimize bakın; burada konu sistemden sisteme taşımadır. Örnek rakamlar temsilîdir.
Veri Taşıma Nedir ve Neden Risklidir?
Veri taşıma, kayıtların kaynak sistemden hedef sisteme çıkarılması, dönüştürülmesi ve yüklenmesidir; sektörde buna çıkar-dönüştür-yükle (ETL) de denir. Risk, verinin iki sistemde farklı anlam taşımasından gelir: eski sistemde serbest metin olan alan yenisinde seçim listesidir, eski sistemin "pasif" dediği kayıt yenisinde silinmiştir.
| Risk | Nasıl ortaya çıkar? | Önlem |
|---|---|---|
| Veri kaybı | Alan eşlemede unutulan sütun, kesilen uzun metin | Alan envanteri ve eşleme tablosu |
| Yanlış dönüşüm | Borç/alacak işaretinin ters yüklenmesi, tarih biçimi | Dönüşüm kuralı ve örnek kayıt testi |
| Yinelenen kayıt | Aynı müşterinin iki kartı yeni sisteme de taşınır | Taşımadan önce temizlik |
| Uzayan kesinti | Yükleme hızı hiç ölçülmemiştir | Deneme turunda hız ölçümü |
| Geri dönüşsüz kesim | Eski sistem kapatılmış, yeni sistem hatalı | Eski sistemi salt okunur tutmak |
| Kişisel veri sorunu | Gereksiz kişisel verinin de taşınması | Neyin taşınacağına yazılı karar; hukuk danışmanı |
Kişisel verilerin taşınması, saklama süreleri ve KVKK yükümlülükleri hukuki konulardır; hangi verinin taşınıp hangisinin silineceğine hukuk danışmanınızla birlikte karar verin.
Hangi Veri Taşıma Stratejisi Seçilmeli?
Üç temel strateji vardır: tek seferde, aşamalı ve paralel. Seçim, kesintiye tahammülünüze, veri hacmine ve sistemlerin birbirine bağlanabilirliğine bağlıdır.
| Strateji | Nasıl yürür? | Artısı | Eksisi | Uygun durum |
|---|---|---|---|---|
| Tek seferde | Hafta sonu eski sistem durur, tüm veri yüklenir, pazartesi yeni sistemle açılır | Kısa proje, tek kesim | Kesinti ve risk yoğun; hata geç görülür | Orta hacim, kısa kesinti kabul edilebilir |
| Aşamalı | Modül, şube ya da dönem sırasıyla taşınır | Risk parçalanır, öğrenme birikir | İki sistem uzun süre yan yana; ara bağlantı gerekir | Büyük hacim, çok modül |
| Paralel | İki sistem belirli süre birlikte çalıştırılır, sonuçlar karşılaştırılır | En güvenli doğrulama | Çift giriş yükü, ek maliyet | Finans gibi hata kaldırmayan alanlar |
Pratikte karma yol sık görülür: ana veri (müşteri, ürün) tek seferde, hareketler dönem dönem taşınır; finansta kısa paralel çalışma yapılır. Yeni sistemi henüz seçmediyseniz ERP programı nasıl seçilir ve CRM programı nasıl seçilir yazılarındaki veri taşıma senaryosunu seçim aşamasında sınayın.
Okumanızı öneririz: Entegrasyon hizmetimiz
Veri Taşıma Hangi Altı Adımda Yapılır?
Her projede aynı altı adım izlenir; fark, her adımın ne kadar ciddiye alındığıdır. Aşağıdaki bölümlerde hepsini tek örnek üzerinde işliyoruz: eski ERP'den yeni ERP'ye toplam 300.000 kayıt (10.000 cari kart, 6.000 stok kartı, 4.000 açık sipariş, 280.000 hareket satırı). Rakamlar temsilîdir.
Veri Envanteri Nasıl Çıkarılır?
Envanter, hangi verinin nerede durduğunu, kime ait olduğunu ve ne kadar büyük olduğunu gösteren listedir. Taşınacak olanla taşınmayacak olan bu listede ayrılır.
- Kaynaklar: Ana veritabanı, yan tablolar, eklenen dosyalar, kullanıcıların kendi tabloları ve başka sistemlerden gelen kayıtlar.
- Hacim: Her nesne için kayıt sayısı (örnekte 10.000 + 6.000 + 4.000 + 280.000 = 300.000).
- Sahip: Her veri grubunun iş tarafındaki sorumlusu; "bu alan doğru mu" sorusunu o yanıtlar.
- Karar: Taşı, dönüştürüp taşı, arşive al ya da bırak. Örneğin beş yıldır hareket görmeyen kart arşive gider.
Alan Eşleme Nasıl Yapılır?
Alan eşleme, eski sistemdeki her alanın yeni sistemde hangi alana, hangi dönüşüm kuralıyla gideceğini yazan tablodur. Tablo olmadan taşıma, tahmine dayanır.
| Eski alan | Yeni alan | Dönüşüm kuralı | Kontrol |
|---|---|---|---|
| MUSTERI_ADI | Unvan | Baştaki ve sondaki boşluk silinir, tek tip büyük/küçük harf | Boş unvan sayısı 0 |
| VERGI_NO | Vergi/TC kimlik no | Yalnız rakam; 10 hane vergi no, 11 hane TC kimlik no | Hane sayısı uymayan kayıtlar listelenir |
| TEL | Telefon | Uluslararası biçime (+90...) çevrilir | Biçimi çevrilemeyenler elle |
| BAKIYE | Açılış bakiyesi | Borç pozitif, alacak negatif; işaret tek tek sınanır | Toplam eski ile eşit |
| DURUM (A/P) | Aktif | A = evet, P = hayır | Aktif sayısı eşit |
| BOLGE_KODU | Bölge | Eşleme tablosu: 14 eski kod, 9 yeni bölge | Eşleşmeyen kod 0 |
Tabloyu iş sahibi imzalar: "bu kuralla taşırsak sizin için doğru mu" sorusu burada sorulur, kesim gecesi değil. Kaynak sistem bir API sunuyorsa çıkarma ve yükleme işi için API entegrasyonu rehberimizdeki temel kavramlar, hedef veri modelini kurarken ise veritabanı seçimi rehberimiz yol gösterir.
Yinelenen ve Hatalı Kayıtlar Nasıl Temizlenir?
Çöpü taşımak, çöpü yeni sisteme yerleştirmektir; temizlik taşımadan önce, kaynakta yapılır. Üç grup ayrılır: kesin yinelenenler, benzer olanlar ve hareketsizler.
- Kesin yinelenen: Vergi numarası aynı olan kartlar otomatik birleştirilir. Örnekte 640 kart.
- Benzer kayıt: Ünvanı benzeyen ama vergi numarası farklı ya da boş kartlar adaydır; elle incelenir. Örnekte 260 aday çıktı, 230'u birleştirildi, 30'u ayrı firma çıktı.
- Hareketsiz kart: Belirlediğiniz süredir (örnekte beş yıl) hareket görmeyen ve bakiyesi sıfır olan kartlar arşive alınır. Örnekte 130 kart.
Hesap: 11.000 ham kart − 640 − 230 − 130 = 10.000 kart; temizlikle azalan pay 1.000 ÷ 11.000 ≈ %9,1. Birleştirmede kayıtların hareketleri tek kartta toplanır; hangi kartın "ana" kalacağı kuralı (en eski kart, en çok hareketli kart) önceden yazılır. Birleştirme kayıt altına alınır ki sonradan geri izlenebilsin.
Deneme Taşıma Turları Nasıl Yapılır?
Deneme turu, tüm taşımanın canlı veriyle ama canlı olmayan ortamda baştan sona koşulmasıdır. Her turda hata oranı ölçülür, hatalar eşleme ve temizlik kurallarına geri beslenir, hız ölçülür.
| Tur | Hata oranı | Hatalı cari kart (10.000 içinde) | Yükleme hızı ve süre | Turdan çıkan düzeltme |
|---|---|---|---|---|
| 1 | %4,2 | 420 | 40.000 kayıt/sa; 300.000 ÷ 40.000 = 7,5 sa | Eksik eşleme kuralları, bölge kodları, işaret hatası |
| 2 | %1,3 | 130 | 50.000 kayıt/sa; 300.000 ÷ 50.000 = 6 sa | Telefon biçimi, uzun metin kesilmesi, yetim kayıtlar |
| 3 | %0,4 | 40 | 60.000 kayıt/sa; 300.000 ÷ 60.000 = 5 sa | Elle düzeltilecek 40 kart listesi |
Hata oranı üç turda %4,2'den %0,4'e indi: (4,2 − 0,4) ÷ 4,2 ≈ %90,5 azalma. Kesim için kabul eşiği önceden yazılır; örnekte "hata oranı en çok %0,5 ve her kayıt grubunda sayı eşitliği". Üçüncü tur bu eşiği geçtiği için kesime hazırız. Eşik geçilmezse dördüncü tur yapılır; tarih, eşiğe göre kayar, eşik tarihe göre gevşetilmez.
Kesinti Penceresi Nasıl Hesaplanır?
Kesinti penceresi, eski sistemin yazmaya kapatıldığı andan yeni sistemin açıldığı ana kadar geçen süredir. Formül: pencere = yükleme süresi + mutabakat süresi + ilk kontrol süresi.
- Yükleme: kayıt sayısı ÷ saatlik hız = 300.000 ÷ 60.000 = 5 sa. Hız, üçüncü deneme turunda ölçülen değerdir; tahminle değil ölçümle çalışılır.
- Güvenlik payı: %20 = 5 × 1,2 = 6 sa. Canlı ortam deneme ortamından yavaş çıkabilir.
- Mutabakat: Sayı ve bakiye karşılaştırması 2 sa.
- İlk kontrol: Gerçek kullanıcıyla duman testi (giriş, bir sipariş, bir fatura) 1 sa.
Toplam: 6 + 2 + 1 = 9 saat; cumartesi 20:00 ile pazar 05:00 arası. Pencere bu kadar uzunsa ya da iş bunu kaldırmıyorsa iki seçenek vardır: hareket satırlarını önceden (kesimden önce) yükleyip kesimde yalnız son günün farkını (delta) taşımak ya da aşamalı stratejiye geçmek. Delta yaklaşımı pencereyi kısaltır, ama farkı doğru yakalamak için ek mantık gerektirir.
Kesimden Sonra Mutabakat Nasıl Yapılır?
Mutabakat, eski ve yeni sistemin aynı soruya aynı cevabı verdiğini sayıyla göstermektir. İki tür kontrol yapılır: sayı kontrolü (kaç kayıt) ve değer kontrolü (toplam tutar, bakiye, adet).
| Kontrol | Eski sistem | Yeni sistem | Fark |
|---|---|---|---|
| Cari kart sayısı | 10.000 | 10.000 | 0 |
| Stok kartı sayısı | 6.000 | 6.000 | 0 |
| Açık sipariş sayısı | 4.000 | 4.000 | 0 |
| Toplam stok adedi | 1.284.500 | 1.284.500 | 0 |
| Cari bakiye toplamı | ₺48.250.000 | ₺48.246.800 | ₺3.200 |
| Alan bazında doğru kayıt (cari) | 10.000 | 9.960 | 40 kart |
Doğruluk oranı: 9.960 ÷ 10.000 = %99,6. Bakiye farkı ₺3.200'dür ve 40 hatalı karta dağılır: 3.200 ÷ 40 = ortalama ₺80. Yani fark rastgele değil, bilinen 40 kartın içindedir; kartlar elle düzeltilir ve karşılaştırma tekrarlanır. Önemli kural: farkın kaynağı bulunmadan mutabakat kapanmaz. Tutar eşit çıksa bile iki hatanın birbirini dengelemesi mümkün olduğundan, toplamın yanında kart bazında örnek kontrol (örneğin 200 rastgele kart) yapılır.
Geri Dönüş (Rollback) Planı Nasıl Hazırlanır?
Geri dönüş planı, kesim başarısız olursa eski sisteme güvenle dönüşün yazılı yoludur. Plan kesimden önce yazılır ve denenir, çünkü kesim gecesi kimse plan yazmak istemez.
- Karar noktası: Hangi koşulda geri dönülür? Örnek: kayıt sayısı eşitliği bozulursa, bakiye farkı önceden belirlenen sınırı (örneğin ₺5.000) aşarsa ya da duman testi geçmezse.
- Karar sahibi: Kim "geri dön" der? Tek isim, önceden belli.
- Eski sistem durumu: Kesim anında yalnızca salt okunur yapılır, silinmez; yedeği alınmıştır. Yedek planı için veri yedekleme rehberimize bakın.
- Süre: Geri dönüş süresi ölçülmüş olmalı; örnekte 1 sa. Kesim penceresine bu süre rezerv olarak girer.
- İletişim: Kullanıcılara hangi sistemde çalışacakları, kim tarafından, hangi kanaldan bildirilir.
Yeni sistemde bir gün çalışıldıktan sonra yazılan yeni kayıtlar olduğundan, geri dönüş imkânı zamanla daralır. Bu yüzden karar penceresi kısadır: ilk iş gününün sonunda "devam" ya da "geri dön" kararı verilir.
Eski Sistem Nasıl Arşivlenir ve Kapatılır?
Eski sistem, mutabakat kabul edildikten sonra bir süre salt okunur tutulur, sonra arşivlenip kapatılır. Hemen kapatmak geri dönüşü, hiç kapatmamak maliyeti ve riski sürdürür.
- Salt okunur dönem: Örnekte 6 ay; eski sistemin aylık işletme gideri ₺20.000 ise 6 × ₺20.000 = ₺120.000 bunun maliyetidir. Süre, bir mali dönemi ve ilk kapanışı kapsayacak biçimde seçilir.
- Arşiv biçimi: Taşınmayan geçmiş kayıtlar, okunabilir bir dosya biçiminde (örneğin tablo ya da veritabanı dökümü) ve nasıl açılacağının notuyla saklanır.
- Saklama süreleri: Hangi kaydın ne kadar saklanacağı mevzuata bağlıdır; mali müşavir ve hukuk danışmanıyla netleştirin. Süresi dolan kişisel veri silinir.
- Erişim ve yetki: Arşive erişen kişi listesi kısıtlanır; eski sistemin kullanıcı hesapları kapatılır.
- Kapatma kaydı: Kim, ne zaman, hangi yedekle kapattı; yazılı tutulur.
Veri Taşımada Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?
- Envanteri atlamak: Unutulan tablo, canlıya geçişten sonra fark edilir.
- Tek deneme turuyla yetinmek: İlk turda %4,2 hata çıkan taşıma, ilk denemeyle canlıya çıkarsa 420 hatalı kartla çalışılır.
- Sayıyı doğrulayıp değeri atlamak: Kayıt sayısı eşit, bakiye farklı olabilir.
- Yükleme hızını ölçmemek: Pencere tahminle planlanır, sabaha taşar.
- Temizliği taşımadan sonraya bırakmak: Yinelenen kart yeni sistemde de iki hareket zinciri oluşturur.
- Geri dönüş planı yazmamak: Eski sistem kapatılınca geri dönüş kalmaz.
- İş tarafını sürece katmamak: Dönüşüm kuralını yalnız teknik ekip yazarsa, iş anlamı kaybolur.
Taşımayı ayrı bir iş değil, projenin planlı bir kalemi olarak ele almak gerekir; efor ve bütçe tarafı için özel yazılım nasıl yaptırılır rehberimizdeki kilometre taşı mantığını kullanabilirsiniz.
İnovabil ile Veri Taşıma ve Sistem Geçişi
İnovabil olarak özel yazılım, ERP, CRM ve entegrasyon projelerimizde eski sistemden yeni sisteme geçişi, projenin analiz aşamasında ele alıyoruz: hangi verinin taşınacağı, nasıl eşleneceği ve geçişin nasıl doğrulanacağı kayıt altına alınır. Süreç sayfamızda anlattığımız analiz, geliştirme, test ve yayın adımları bu planın zeminidir.
Avcılar İnşaat için CRM, satın alma ve mobil; İZBAN için satın alma sistemi; Karyak için lojistik ve sevkiyat planlama ile toptan sipariş yönetimi; Sleepy için depo yönetimi ile şikâyet ve destek yönetim sistemi geliştirdik. Mevcut sisteminizin türünü, yaklaşık kayıt sayısını ve geçiş hedefinizi kısaca yazın; envanter ve strateji önerisini birlikte çıkaralım.
Okumanızı öneririz: ERP yazılımı hizmetimiz: modüller, akışlar ve örnek ekranlar
Sık Sorulan Sorular
Veri taşıma nasıl yapılır, kısaca adımları nelerdir?
Altı adım izlenir: veri envanteri, alan eşleme, temizlik, deneme taşıma turları, kesinti penceresinde kesim ve mutabakat. Her adım ölçülür; deneme turlarında hata oranı eşiğin altına inmeden canlıya geçilmez.
Veri taşıma ne kadar sürer?
Yükleme süresi kayıt sayısı ÷ saatlik hız ile hesaplanır. Örnekte 300.000 ÷ 60.000 = 5 saat, güvenlik payı ve doğrulamayla 9 saatlik pencere çıkar. Asıl süre, envanter, eşleme ve deneme turlarındaki hazırlıktır; haftalar sürebilir.
Tek seferde mi aşamalı mı taşımak daha iyidir?
Orta hacimde ve kısa kesinti kabul edilebiliyorsa tek seferde taşıma daha basittir. Hacim ve modül sayısı büyükse ya da hata kaldırmayan finans verisi varsa aşamalı ve paralel çalışma riski düşürür. Çoğu projede ikisinin karışımı kullanılır.
Taşımadan sonra verinin doğru olduğunu nasıl anlarım?
Mutabakatla: kayıt sayıları ve toplam değerler (bakiye, stok adedi) eski ve yeni sistemde karşılaştırılır, farkın kaynağı bulunur, rastgele kartlarda alan bazlı kontrol yapılır. Örnekte 10.000 kayıttan 9.960'ı doğru, yani %99,6; kalan 40 kart elle düzeltilir.
Eski sistem ne zaman kapatılır?
Mutabakat iş sahibince kabul edildikten ve en az bir mali kapanış yeni sistemde sorunsuz geçtikten sonra. Öncesinde eski sistem salt okunur tutulur; saklama süreleri için mali müşavire ve hukuk danışmanına başvurun.